Как это работает

Система межкорпоративного электронного документооборота РФК предназначена для автоматизации операций подписания, обмена и хранения в электронном виде накладных ТОРГ 12 в треугольнике Поставщик-Заказчик-Фактор с целью ускорения документооборота в рамках хозяйственной деятельности вышеуказанных субъектов.

Сервис eSign-PRO призван заменить существующий бумажный документооборот между РФК и ее контрагентами на электронный с использованием электронной цифровой подписи (далее ЭЦП). Фактически, сервис реализует последовательное движение электронных документов по заданным цепочкам подписантов каждой из организаций, что позволяет обеспечить значительную экономию времени и затрат по сравнению с аналогичным бумажным документооборотом. Сервис начинает работать с момента регистрации электронного документа (ЭД), представленного в виде файла произвольного формата и заканчивается помещением подписанных ЭЦП документов в электронном виде в архив. Сервис предполагает, что текст документа всеми согласован, а он сам требует лишь подписания и сохранения в архиве.

Система построена в виде Web-портала на котором организации имеют свои документарные разделы. Каждый, имеющий право подписи документов в организации, в свою очередь, имеет собственную страницу с папками (личный кабинет), в которых, в зависимости от стадии прохождения, появляется очередной ЭД для проведения над ним соответствующей операции. На страницах каждого подписанта отражаются только те документы, которые имеют отношение к его организации и в документообороте которых он задействован. После подписания документа всеми подписантами он доступен для ознакомления только из Архива.

Для подписания документов и проверки подписей на рабочих местах, уполномоченных для этих целей лиц, используется криптоплагин со встроенным сертифицированным СКЗИ «Крипто-КОМ 3.2» (сертификаты ФСБ России СФ/114-1551, СФ/114-1552, СФ/124-1153, СФ/124-1554 от 07.11.2011 г.). Криптоплагин, реализующий все криптографические операции, устанавливается на рабочее место клиента при первом доступе (или обращении) к порталу. Поддерживаемые браузеры: Internet Explorer 6-8, Firefox и Google Chrome (Windows, Linux, Mac OS X). Дополнительно в сервисе использована технология штампов времени, позволяющая обеспечить проверку валидности сертификата ЭЦП на момент подписания электронного документа, что обеспечивает возможность кратковременного (до 5 лет) архивного хранения документов.

Каждая организация при регистрации предоставляет Администратору сервиса перечень уполномоченных для подписания документов лиц с указанием их должностей и e-mail. Для подписания документов с помощью ЭЦП каждому из этих лиц в Удостоверяющем Центре e-Notary необходимо получить клиентские сертификаты ЭЦП. Кроме этого, каждая организация предоставляет Администратору сервиса список контрагентов, с которыми планируется обмен электронными документами для подключения их к сервису.

Объектами системы являются ЭД, представленные в виде файлов произвольного формата. Каждому ЭД в системе соответствует электронная карточка, включающая поля:

— тип ЭД (акт, договор, счет и т.п.);
— дата создания;
— номер документа;
— ссылка на файл документа;
— перечень подписантов документа данной организации;
— организация контрагента*;
— ответственный исполнитель контрагента*;
— перечень подписантов документа со стороны контрагента*;
— существующие ЭЦП под документом и результат их проверки;
— комментарии к документу.

* Контрагент – противоположная сторона (физическое лицо или организация) в коммерческой сделке.

Субъектами системы являются сотрудники организаций, зарегистрированные в системе, каждый из которых может выполнять роли ответственного исполнителя организации и/или подписанта электронного документа.

Роль ответственного исполнителя предполагает регистрацию документов в сервисе путем заполнения полей карточек (см. выше), а также координацию действий между сотрудниками организациии и (при необходимости) ответственным исполнителем контрагента в случае нештатных ситуаций, например, отказа от подписания документа подписантом, указанным в карточке документа и/или сбоях сервиса при осуществлении электронного документооборота.

Роль подписантов документа - подписание либо отказ от подписания ЭД.

Подписание и проверка подписи под документами осуществляется локально на рабочих станциях уполномоченных лиц при помощи вышеупомянутого криптоплагина.

При проверке подписей под документом файл документа вместе с отсоединенными подписями и штампами времени скачивается на рабочую станцию уполномоченного лица. На стороне клиента с помощью сертификатов подписи проверяются, определятся время подписи и формируется запрос на LDAP-сервер УЦ e-Notary для проверки валидности этих сертификатов. Получив запрос, LDAP-сервер находит у себя в базе сертификаты подписантов и проверяет список отозванных сертификатов на момент подписания. Если сертификаты, с помощью которых проверяются ЭЦП, находятся в списке отозванных сертификатов, то подпись не подтверждается.

После подписания документа всеми уполномоченными лицами двух организаций он автоматически попадает в Архив откуда становится доступным для просмотра, проверки подписей и распечатки на бумажном носителе. Каждая организация имеет доступ только к своей части Архива, где содержатся ее документы.

Сервис имеет развитую систему поиска документов в архиве.